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Kassenwart – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert alle wiederkehrenden Aufgaben des Kassenwartes beim ASO. Sie dient als Referenz für den amtierenden Kassenwart sowie als Übergabedokumentation für einen zukünftigen Nachfolger. Ziel ist es, Wissen zu bewahren, Abläufe transparent zu machen und einen reibungslosen Wechsel zu ermöglichen.

Das Dokument wird laufend ergänzt und bei Bedarf umstrukturiert.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Kassenwart" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Kontoführung

  1. Buchungen überwachen. Der Kassenwart behält die Buchungen des Girokontos regelmäßig im Blick und verschafft sich so einen aktuellen Überblick über die finanzielle Lage des Orchesters.
  2. Zahlungen zuordnen. Sämtliche Zahlungseingänge und -ausgänge werden kontrolliert und den entsprechenden Vorgängen (z.B. Mitgliedsbeiträgen, Ticketeinnahmen, Dienstleisterrechnungen) zugeordnet.
  3. Überweisungen ausführen. Sobald das Orchester einem Mitglied oder Dienstleister etwas schuldet, veranlasst der Kassenwart die Überweisung. Voraussetzung ist immer eine ordentliche Rechnung mit entsprechendem Nachweis.
  4. Belege sammeln. Der Kassenwart nimmt Belege von Mitgliedern entgegen und bewahrt sie geordnet auf, damit sie später für Kassenbericht und Kassenprüfung vollständig vorliegen.

2. Mitgliedsbeiträge (halbjährlich)

  1. Höhe und Gültigkeit. Die Höhe des Semesterbeitrags wird von der Mitgliedervollversammlung festgelegt und gilt bis auf weiteres. In der Regel bleibt ein einmal beschlossener Beitrag mehrere Jahre unverändert.
  2. Einzug ohne neuen Antrag. Geht bis zur Einladungsfrist der MVV des jeweiligen Semesters kein Antrag auf Änderung der Beitragshöhe ein, kann der Kassenwart den Beitrag in der bisherigen Höhe einziehen.
  3. SEPA Pre-Notification. Mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Einzugstermin kündigt der Kassenwart allen SEPA-Lastschrift-Zahlern eine Pre-Notification mit dem konkreten Betrag und Termin an.
  4. Einzahlungsaufforderung ohne Mandat. Mitglieder, die dem ASO kein SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben, erhalten stattdessen eine Einzahlungsaufforderung mit den entsprechenden Bankverbindungsdaten.
  5. Früh im Semester einziehen. Es empfiehlt sich, den Einzug früh im Semester durchzuführen. Mitglieder, die sich vergessen haben abzumelden, reagieren erfahrungsgemäß spätestens dann, wenn es um Geld geht – so werden stille Karteileichen frühzeitig bereinigt.
  6. Nachfassen bei Nichtzahlung. Zahlen Mitglieder ohne SEPA-Lastschriftmandat ihren Beitrag nicht fristgerecht, geht der Kassenwart dem nach – quasi ein leichtgewichtiges Mahnwesen. Formelle Mahnungen werden nicht verschickt; freundliche Nachfragen per E-Mail oder WhatsApp sind aber üblich und erlaubt.

3. Instrumentenversicherung

  1. Sammelversicherungsvertrag. Das ASO unterhält bei der Mannheimer Versicherung einen Sammelversicherungsvertrag für Instrumente. Versichert sind sowohl orchestereigene Instrumente (z.B. Pauken) als auch private Instrumente von Mitgliedern, die in den Vertrag aufgenommen wurden.
  2. Zuständige Agentur. Ansprechpartner für das ASO ist die Agentur Fallmann in Düsseldorf. Sämtliche Vorgänge rund um den Vertrag (Meldungen, Anpassungen, Schäden) laufen über Fallmann.
  3. Halbjährliche Beiträge. Zweimal pro Jahr zieht der Kassenwart die anteiligen Versicherungsbeiträge bei den Mitgliedern ein, deren Instrumente im Vertrag erfasst sind. Idealerweise erfolgt das per SEPA-Lastschrift.
  4. Jährlicher Hauptlauf im Januar. Einmal pro Jahr, zum Hauptlauf der Versicherung im Januar, übermittelt der Kassenwart an die Mannheimer eine aktualisierte Gesamtliste aller Instrumente, die im neuen Versicherungsjahr im Vertrag enthalten sein sollen.

4. Ticketverkauf / Vorverkauf

  1. Ticketproduktion. Damit der Offline-Vorverkauf überhaupt starten kann, müssen die gedruckten Karten rechtzeitig vorliegen – spätestens vier Wochen vor dem Konzert. Der Kassenwart designt die Karten nicht selbst, steht aber in der Pflicht, das Design-Team eng zu führen, damit die Deadline eingehalten wird. Ohne gedruckte Karten kein Offline-Verkauf. Üblicherweise werden nicht mehr als 500 physische Karten pro Konzert benötigt. Der Kassenwart koordiniert außerdem den Druck und die Lieferung.
  2. Saalkapazität im Blick behalten. Die Saalkapazität kann je nach Veranstaltungsort über 500 liegen (z.B. hat die Aula 1 der RWTH knapp 600 Plätze). Da im Onlineshop typischerweise hunderte Karten verkauft werden, reduziert sich das verfügbare Kontingent für den Offline-Verkauf entsprechend (Beispiel: 600 Plätze minus Online-Verkäufe = maximal zulässige Offline-Karten). Der Kassenwart behält laufend im Blick, dass die Summe aus im Umlauf befindlichen Offline-Tickets und Online-Tickets die Saalkapazität nicht übersteigt, um eine Überverkauf-Situation zu vermeiden.
  3. Offline-Vorverkauf. In den Proben verkauft der Kassenwart Tickets an Mitglieder und Interessierte und führt die entsprechenden Einnahmen ordentlich ab.
  4. Online-Vorverkauf. Der Kassenwart betreibt und überwacht den TicketPay-Shop, der in die ASO-Website eingebunden ist. Dazu gehören die Kontrolle der Einnahmen sowie die Konfiguration des Shops bei Bedarf (z.B. zu Beginn eines neuen Konzertzyklus).
  5. Zahlungsabwicklung (Stripe und PayPal). Für die Online-Zahlungen nutzt das ASO eigene Konten bei Stripe und PayPal, die in TicketPay hinterlegt sind. Der Einsatz der eigenen Zahlungskonten ist günstiger als die Service-Konten von TicketPay zu verwenden. Zusätzlich profitiert das ASO bei PayPal von einem speziellen Non-Profit-Rabatt auf die Transaktionsgebühren.

5. ASO-Portal

Der Kassenwart betreibt das ASO-Portal, ein Mitglieder-Frontend, das als zentraler Einstiegspunkt zu verschiedenen internen Tools dient. Beispiele für die darin eingebundenen Tools und Verlinkungen sind:

  1. Programmvorschlagstool. Mitglieder können hier Stücke für zukünftige Programme vorschlagen und so aktiv zur Programmplanung beitragen.
  2. Carpool-Seite. Über diese Seite koordinieren die Mitglieder Fahrgemeinschaften zum Probenwochenende.

6. MVV-Vorbereitung (halbjährlich)

Die Mitgliederversammlung (MVV) findet einmal pro Semester statt. Der Kassenwart bereitet zu jeder MVV die folgenden Unterlagen vor:

  1. Kassenabschluss vorbereiten. Bereits gegen Semesterende – idealerweise rund um das Abschlusskonzert – beginnt der Kassenwart mit dem Kassenabschluss. Er stellt sicher, dass alle Einnahmen und Ausgaben des Semesters tatsächlich gebucht sind. Gegenparteien, die ihre Forderungen noch nicht gestellt haben (z.B. der Dirigent mit seiner Aufwandsentschädigung), werden aktiv erinnert, damit sich das Semester zügig und sauber abschließen lässt.
  2. Kassenbericht. Der Kassenbericht ist die Einnahmen- und Ausgabenrechnung des vorangegangenen Semesters und bildet die Grundlage für die Entlastung des Vorstands.
  3. Haushaltsplan / Kostenvoranschlag. Der Haushaltsplan stellt die geplanten Einnahmen und Ausgaben für das laufende Semester dar – also für das Semester, in dem die MVV stattfindet.

7. Kassenprüfung (jährlich)

  1. Zeitpunkt. Die Kassenprüfung findet einmal jährlich statt, jeweils kurz vor der Mitgliederversammlung (MVV).
  2. Bedeutung bei Vorstandswechsel. Die Kassenprüfung ist besonders wichtig bei einem Vorstandswechsel, da der scheidende Vorstand im Sinne des BGB durch die MVV entlastet werden muss.
  3. Einladung der Prüfer. Die zwei von der MVV gewählten KassenprüferInnen sind rechtzeitig einzuladen, damit sie die Prüfung noch vor der MVV abschließen können.
  4. Vorbereitung der Unterlagen. Zur Prüfung müssen alle Belege, Kontoauszüge und Buchungen des Zeitraums vollständig und geordnet vorliegen.

8. Steuererklärung (alle drei Jahre)

  1. Turnus. Alle drei Jahre gibt das ASO eine Körperschaftsteuererklärung (KSt) beim Finanzamt Aachen ab. Die Vorbereitung und Einreichung liegt beim Kassenwart.
  2. Erwartetes Ergebnis. Auf Basis der Erklärung erteilt das Finanzamt im Regelfall die Befreiung von der Körperschaftsteuer und stellt die Bescheinigung der Gemeinnützigkeit aus. Diese Bescheinigung ist wiederum Grundlage für viele Non-Profit-Lizenzen und Förderungen.

9. Spendenquittungen

  1. Grenze für automatische Ausstellung. Für Spenden oberhalb der aktuellen Grenze von 300 Euro erhält der Spender grundsätzlich eine Spendenquittung.
  2. Auf Wunsch auch unterhalb. Liegt der Spendenbetrag unter 300 Euro, wird nur dann eine Quittung ausgestellt, wenn der Spender dies ausdrücklich wünscht.
  3. Arbeitsteilung im Vorstand. Der Kassenwart erstellt die Spendenquittung. Der Vorstandssprecher versendet sie anschließend an den Spender.

10. Rechnungsstellung

  1. Erstellung. Müssen vom ASO Rechnungen an Dritte ausgestellt werden, erstellt der Kassenwart diese.
  2. Versand. Der Kassenwart versendet die Rechnung entweder direkt an die Gegenpartei oder stellt sie dem Vorstandssprecher zur Verfügung, damit dieser den Versand übernimmt.
  3. Rechnungsnummern-Schema. Jede Rechnung erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer im Format R{JJ}-{lfd}. Beispiel: R26-1234 steht für die 1.234. Rechnung, ausgestellt im Jahr 2026.
  4. Fortlaufend ohne Jahres-Reset. Die laufende Nummer wird nicht zum Jahreswechsel zurückgesetzt. Ist R26-1234 die letzte Rechnung des Jahres 2026, lautet die erste Rechnung im Jahr 2027 entsprechend R27-1235.

11. BDLO-Förderung für Probenwochenenden

  1. Antragstellung. Der Kassenwart stellt für jedes Probenwochenende beim BDLO einen Antrag auf Förderung. Der BDLO ist der Dachverband der Amateurmusik für Sinfonie- und Kammerorchester in Deutschland.
  2. Teilnehmerliste. Bestandteil des Antrags ist eine vollständige Teilnehmerliste, die während des Probenwochenendes von allen Teilnehmenden ausgefüllt wird.
  3. Probenplan. Zusätzlich zum Antrag wird ein Probenplan des Probenwochenendes eingereicht.
  4. Auszahlung. Die Auszahlung der Förderung erfolgt erfahrungsgemäß spät im Jahr – in der Regel erst im Dezember.

12. Getränkeabrechnung auf dem Probenwochenende

  1. Vorbereitung der Strichliste. Da das Herbergenhaus auf dem Probenwochenende üblicherweise Getränke bereitstellt, bereitet der Kassenwart vor der Fahrt eine Strichliste vor. Damit lässt sich eine Bargeldschlacht vor Ort vermeiden – jedes Mitglied trägt seine Striche (z.B. Bier, Wasser) direkt auf der Liste ein.
  2. Mitbringen zum Prowo. Die Strichliste wird zusammen mit Kugelschreibern und Tesafilm (zum Aufhängen) zum Probenwochenende mitgebracht und gut sichtbar ausgelegt.
  3. Abrechnung nach dem Prowo. Nach der Fahrt nimmt der Kassenwart die Liste wieder an sich und rechnet die Getränke mit den Mitgliedern ab.
  4. Keine Marge. Das ASO schlägt auf die Getränke keine Marge auf. Die Einnahmen aus der Strichliste sollten also in etwa die Ausgaben des ASO für die Getränke decken – nicht mehr, nicht weniger.

13. GEMA-Anmeldung

  1. Prüfung der Pflicht. Vor jedem Konzert prüft der Kassenwart, ob das gespielte Programm GEMA-pflichtige Werke enthält.
  2. Rechtzeitige Anmeldung. Ist das der Fall, meldet der Kassenwart das Konzert mit ausreichend zeitlichem Vorlauf bei der GEMA an, sodass die Rechnung rechtzeitig ausgestellt und beglichen werden kann.

14. Kassen am Konzerttag

  1. Vorbereitung und Transport. Der Kassenwart bereitet die Bargeldkassen für den Konzerttag vor und bringt sie zum Veranstaltungsort mit.
  2. Wechselgeld und Stückelung. Jede Kasse wird mit ausreichend Wechselgeld bestückt. Die konkrete Stückelung richtet sich nach dem Einsatzzweck – die Abendkasse für den Ticketverkauf benötigt eine andere Zusammensetzung als die Sektverkaufskasse. In beiden Fällen werden auch einige Geldscheine eingelegt, damit z.B. einem Kunden, der mit einem 50-Euro-Schein zahlt, direkt Wechselgeld zurückgegeben werden kann.
  3. Kassenzählung. Vor der Verwendung wird jede Kasse gezählt, um den Startbestand zu dokumentieren. Nach dem Konzert wird erneut gezählt – aus der Differenz ergibt sich der Erlös, der dem jeweiligen Verkauf zugeordnet werden kann.
  4. Kartenzahlung via SumUp Solo. Ergänzend zum Bargeld steht ein SumUp-Solo-Kartengerät zur Verfügung, mit dem Kartenzahlungen akzeptiert werden können. Der Kassenwart sorgt dafür, dass das Gerät geladen und einsatzbereit zum Konzert mitgebracht wird.

15. Honorare für Dozentenproben

  1. Hintergrund. Das ASO veranstaltet in der Regel ein- bis zweimal pro Semester Dozentenproben, in denen Profimusiker mit den einzelnen Stimmgruppen arbeiten. Für diese Arbeit erhalten die Dozenten ein Honorar.
  2. Zeitnahe Überweisung. Damit die Profimusiker nicht verstimmt werden und gern wiederkommen, achtet der Kassenwart darauf, die vereinbarten Honorare zeitnah nach der jeweiligen Probe zu überweisen.
  3. Abstimmung mit den Stimmführenden. Im Zweifel werden die Stimmführenden befragt, welche Person wann genau anwesend war und welches Honorar vereinbart wurde. Die Stimmführenden sind die primären Ansprechpartner für diese Informationen.
  4. IBAN neuer Dozenten. Bei einem neuen Dozenten holt der Kassenwart die IBAN direkt ein, damit die Überweisung erfolgen kann. Alternativ kann der Dozent eine ordentliche Rechnung ausstellen – das ist in der Praxis aber fast nie der Fall.

16. Non-Profit-Lizenzen und IT-Infrastruktur

Das ASO nutzt mehrere Non-Profit-Lizenzen und betreibt eigene IT-Infrastruktur, die verwaltet und bei Bedarf erneuert werden muss:

  1. Microsoft Azure. Das ASO erhält als Non-Profit-Organisation ein jährliches Azure-Guthaben in Höhe von 2.000 USD, das für Cloud-Dienste eingesetzt werden kann.
  2. Google Workspace. Über die Non-Profit-Lizenz stehen E-Mail und kollaborative Tools (Dokumente, Kalender, Ablage) für den Vorstand und das Orchester zur Verfügung.
  3. Cloudflare. Cloudflare schützt die ASO-Webseiten (DDoS-Schutz, DNS-Verwaltung) und wird ebenfalls über eine Non-Profit-Lizenz bereitgestellt.
  4. Hetzner. Beim Hoster Hetzner betreibt das ASO Domains sowie Server für Webhosting und virtuelle Maschinen.
  5. GitLab-Gruppe. Das ASO unterhält die GitLab-Gruppe https://gitlab.com/aachener-studentenorchester/, in der sämtliche Repositories (inkl. dieser Dokumentation) organisiert sind. Der Kassenwart administriert die Gruppe aktuell ebenfalls, inklusive der Verwaltung von Mitgliedern und Berechtigungen.
  6. Atlassian Cloud (Jira und Confluence). Über die Atlassian-Non-Profit-Lizenz stehen Jira und Confluence in der Cloud zur Verfügung, die für Projekt- und Wissensmanagement genutzt werden können.
  7. Auth0. Die Authentifizierung und Autorisierung für das ASO-Portal und weitere Tools – etwa der Login zur WordPress-Webseite – läuft zentral über Auth0. Das ASO nutzt dafür den kostenlosen Plan.
  8. ASO-Hauptwebseite. Die öffentliche Webseite https://www.aso.rwth-aachen.de ist eine WordPress-Installation. Sie wird derzeit noch von der RWTH Aachen gehostet, die den Betrieb an die FH Aachen ausgelagert hat. Eine perspektivische Migration oder Übernahme in eigene Infrastruktur ist denkbar.

Perspektivische Zuordnung. Diese Aufgabe liegt aktuell beim Kassenwart, weil die Rolle IT-Kenntnisse erfordert. Perspektivisch kann sie an eine andere Person übergeben oder ein eigener IT-Posten im Vorstand dafür geschaffen werden.

Noch zu dokumentieren

  • [ ] Weitere Tools im ASO-Portal