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Kassenwart – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert alle wiederkehrenden Aufgaben des Kassenwartes beim ASO. Sie dient als Referenz für den amtierenden Kassenwart sowie als Übergabedokumentation für einen zukünftigen Nachfolger. Ziel ist es, Wissen zu bewahren, Abläufe transparent zu machen und einen reibungslosen Wechsel zu ermöglichen.

Das Dokument wird laufend ergänzt und bei Bedarf umstrukturiert.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Kassenwart" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Kontoführung

  1. Buchungen überwachen. Der Kassenwart behält die Buchungen des Girokontos regelmäßig im Blick und verschafft sich so einen aktuellen Überblick über die finanzielle Lage des Orchesters.
  2. Zahlungen zuordnen. Sämtliche Zahlungseingänge und -ausgänge werden kontrolliert und den entsprechenden Vorgängen (z.B. Mitgliedsbeiträgen, Ticketeinnahmen, Dienstleisterrechnungen) zugeordnet.
  3. Überweisungen ausführen. Sobald das Orchester einem Mitglied oder Dienstleister etwas schuldet, veranlasst der Kassenwart die Überweisung. Voraussetzung ist immer eine ordentliche Rechnung mit entsprechendem Nachweis.
  4. Belege sammeln. Der Kassenwart nimmt Belege von Mitgliedern entgegen und bewahrt sie geordnet auf, damit sie später für Kassenbericht und Kassenprüfung vollständig vorliegen.

2. Ticketverkauf / Vorverkauf

  1. Offline-Vorverkauf. In den Proben verkauft der Kassenwart Tickets an Mitglieder und Interessierte und führt die entsprechenden Einnahmen ordentlich ab.
  2. Online-Vorverkauf. Der Kassenwart betreibt und überwacht den TicketPay-Shop, der in die ASO-Website eingebunden ist. Dazu gehören die Kontrolle der Einnahmen sowie die Konfiguration des Shops bei Bedarf (z.B. zu Beginn eines neuen Konzertzyklus).

3. ASO-Portal

Der Kassenwart betreibt das ASO-Portal, ein Mitglieder-Frontend, das als zentraler Einstiegspunkt zu verschiedenen internen Tools dient. Beispiele für die darin eingebundenen Tools und Verlinkungen sind:

  1. Programmvorschlagstool. Mitglieder können hier Stücke für zukünftige Programme vorschlagen und so aktiv zur Programmplanung beitragen.
  2. Carpool-Seite. Über diese Seite koordinieren die Mitglieder Fahrgemeinschaften zum Probenwochenende.

4. MVV-Vorbereitung (halbjährlich)

Die Mitgliederversammlung (MVV) findet einmal pro Semester statt. Der Kassenwart bereitet zu jeder MVV die folgenden Unterlagen vor:

  1. Kassenbericht. Der Kassenbericht ist die Einnahmen- und Ausgabenrechnung des vorangegangenen Semesters und bildet die Grundlage für die Entlastung des Vorstands.
  2. Haushaltsplan / Kostenvoranschlag. Der Haushaltsplan stellt die geplanten Einnahmen und Ausgaben für das laufende Semester dar – also für das Semester, in dem die MVV stattfindet.

5. Kassenprüfung (jährlich)

  1. Zeitpunkt. Die Kassenprüfung findet einmal jährlich statt, jeweils kurz vor der Mitgliederversammlung (MVV).
  2. Bedeutung bei Vorstandswechsel. Die Kassenprüfung ist besonders wichtig bei einem Vorstandswechsel, da der scheidende Vorstand im Sinne des BGB durch die MVV entlastet werden muss.
  3. Einladung der Prüfer. Die zwei von der MVV gewählten KassenprüferInnen sind rechtzeitig einzuladen, damit sie die Prüfung noch vor der MVV abschließen können.
  4. Vorbereitung der Unterlagen. Zur Prüfung müssen alle Belege, Kontoauszüge und Buchungen des Zeitraums vollständig und geordnet vorliegen.

6. Non-Profit-Lizenzen und IT-Infrastruktur

Das ASO nutzt mehrere Non-Profit-Lizenzen und betreibt eigene IT-Infrastruktur, die verwaltet und bei Bedarf erneuert werden muss:

  1. Microsoft Azure. Das ASO erhält als Non-Profit-Organisation ein jährliches Azure-Guthaben in Höhe von 2.000 USD, das für Cloud-Dienste eingesetzt werden kann.
  2. Google Workspace. Über die Non-Profit-Lizenz stehen E-Mail und kollaborative Tools (Dokumente, Kalender, Ablage) für den Vorstand und das Orchester zur Verfügung.
  3. Cloudflare. Cloudflare schützt die ASO-Webseiten (DDoS-Schutz, DNS-Verwaltung) und wird ebenfalls über eine Non-Profit-Lizenz bereitgestellt.
  4. Hetzner. Beim Hoster Hetzner betreibt das ASO Domains sowie Server für Webhosting und virtuelle Maschinen.
  5. GitLab-Gruppe. Das ASO unterhält die GitLab-Gruppe https://gitlab.com/aachener-studentenorchester/, in der sämtliche Repositories (inkl. dieser Dokumentation) organisiert sind. Der Kassenwart administriert die Gruppe aktuell ebenfalls, inklusive der Verwaltung von Mitgliedern und Berechtigungen.
  6. Atlassian Cloud (Jira und Confluence). Über die Atlassian-Non-Profit-Lizenz stehen Jira und Confluence in der Cloud zur Verfügung, die für Projekt- und Wissensmanagement genutzt werden können.
  7. Auth0. Die Authentifizierung und Autorisierung für das ASO-Portal und weitere Tools – etwa der Login zur WordPress-Webseite – läuft zentral über Auth0. Das ASO nutzt dafür den kostenlosen Plan.
  8. ASO-Hauptwebseite. Die öffentliche Webseite https://www.aso.rwth-aachen.de ist eine WordPress-Installation. Sie wird derzeit noch von der RWTH Aachen gehostet, die den Betrieb an die FH Aachen ausgelagert hat. Eine perspektivische Migration oder Übernahme in eigene Infrastruktur ist denkbar.

Perspektivische Zuordnung. Diese Aufgabe liegt aktuell beim Kassenwart, weil die Rolle IT-Kenntnisse erfordert. Perspektivisch kann sie an eine andere Person übergeben oder ein eigener IT-Posten im Vorstand dafür geschaffen werden.

Noch zu dokumentieren

  • [ ] Mitgliedsbeiträge
  • [ ] Weitere Tools im ASO-Portal