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ASO Dokumentation

Description Interne Dokumentation des Aachener Studentenorchesters
Copyright ASO Dokumentation – Stand: 22.04.2026 18:21 CEST

ASO Dokumentation

Willkommen zur internen Dokumentation des Aachener Studentenorchesters (ASO).

Dieses Repository sammelt Wissen über wiederkehrende Aufgaben und Abläufe im Orchester – als Referenz für Amtsinhaber und zur Einarbeitung von Nachfolgern.

Bereiche

An der Dokumentation mitwirken

Diese Dokumentation ist ein offenes Repository – jedes Orchestermitglied darf und soll Inhalte ergänzen, korrigieren oder neu strukturieren. Dieser Abschnitt erklärt, wie man dabei vorgeht.

1. GitLab-Zugang

Das Repository liegt unter https://gitlab.com/aachener-studentenorchester/documentation in der GitLab-Gruppe des ASO.

  1. Account. Wer noch keinen GitLab-Account hat, registriert sich kostenlos unter https://gitlab.com.
  2. Zugriff. Damit man Änderungen vorschlagen kann, muss der eigene Account als Mitglied der GitLab-Gruppe hinzugefügt werden. Dafür bitte beim Kassenwart melden (aktuell auch Administrator der GitLab-Gruppe).

2. Der empfohlene Weg: Claude Code

Der aktuell einfachste und empfohlene Weg, Inhalte zu dieser Dokumentation beizutragen, ist Claude Code – das KI-Tool von Anthropic, mit dem auch große Teile dieser Dokumentation erstellt wurden.

Warum das einfach ist:

  1. Kein Markdown-Know-how nötig. Man muss die Markdown-Syntax nicht selbst beherrschen. Claude kennt sie und setzt Überschriften, Listen und Links korrekt um.
  2. Kein Git-Kommandozeilen-Wissen nötig. Claude führt Git-Operationen (Branch anlegen, committen, pushen, Merge Request vorbereiten) selbständig aus.
  3. Konventionen werden eingehalten. Die Regeln zu Sprache, Dateinamen, Struktur und Schreibstil stehen in der Datei CLAUDE.md im Repository und werden von Claude Code automatisch beachtet.
  4. Nur Ideen reinchatten. Es reicht, der KI die inhaltliche Idee in eigenen Worten zu schildern („Ergänze beim Kassenwart einen Abschnitt zu Mitgliedsbeiträgen, der erklärt, dass diese zu Semesterbeginn eingezogen werden …"). Claude formuliert, strukturiert und baut es passend ein.

Vorgehen in Kurzform:

  1. Claude Code installieren. Einmalig lokal einrichten – Anleitung unter https://claude.com/claude-code.
  2. Repository klonen (siehe Abschnitt 4 „Vollständige Variante").
  3. Claude Code im Repo-Ordner starten und die gewünschten Änderungen im Chat beschreiben.
  4. Prüfen und freigeben. Vor jedem Commit zeigt Claude die Änderungen an – man bestätigt, was übernommen werden soll.

Wer lieber klassisch arbeiten möchte, kann die Dokumentation selbstverständlich auch komplett von Hand pflegen. Die folgenden Abschnitte beschreiben diese manuellen Wege.

3. Inhalte ändern – die einfache Variante (im Browser)

Für kleinere Korrekturen und Ergänzungen reicht der GitLab-Web-Editor aus; lokales Git-Setup ist nicht nötig.

  1. Datei öffnen. Zur gewünschten Datei im Ordner docs/ navigieren (z.B. docs/Kassenwart.md).
  2. Bearbeiten. Oben rechts auf Edit klicken und im Web-Editor die Markdown-Datei anpassen.
  3. Commit. Unten eine kurze, aussagekräftige Commit-Nachricht eingeben (z.B. „Kassenwart: Hinweis zu Mitgliedsbeiträgen ergänzt").
  4. Merge Request. Eine neue Branch anlegen (Standardvorschlag übernehmen) und einen Merge Request gegen main erstellen. Die Änderungen werden dort vom Vorstand geprüft und zusammengeführt.

Direkte Commits auf main sind in der Regel nicht möglich – main ist geschützt.

4. Inhalte ändern – die vollständige Variante (lokal mit Git)

Für umfangreichere Änderungen, insbesondere wenn mehrere Dateien gleichzeitig angepasst werden, empfiehlt sich lokales Arbeiten mit Git.

  1. Klonen. Das Repository lokal klonen: git clone https://gitlab.com/aachener-studentenorchester/documentation.git
  2. Branch. Eine neue Branch für die Änderung anlegen: git checkout -b mein-thema
  3. Vorschau (optional). Wer die Dokumentation lokal im Browser ansehen möchte, installiert MkDocs samt Material-Theme und startet den Entwicklungsserver: pip install mkdocs-material mkdocs serve Die Vorschau ist dann unter http://127.0.0.1:8000 erreichbar und aktualisiert sich bei jeder Dateiänderung automatisch.
  4. Commit und Push. Änderungen committen und auf GitLab pushen: git add docs/ git commit -m "Kurze Beschreibung der Änderung" git push -u origin mein-thema
  5. Merge Request. Auf GitLab einen Merge Request gegen main öffnen.

5. Konventionen

Damit die Dokumentation einheitlich bleibt, gelten ein paar Regeln:

  1. Sprache. Alle Inhalte werden auf Deutsch verfasst.
  2. Dateinamen. Dateinamen in PascalCase, z.B. Kassenwart.md oder StellvertretenderVorstandssprecher.md.
  3. Struktur von Aufgabendokumenten. Aufgabendokumente für Vorstandsposten folgen dem bestehenden Aufbau: Zweck des Dokuments → Aufgabenbereiche (nummeriert) → Noch zu dokumentieren.
  4. Schreibstil. Innerhalb der Aufgabenbereiche werden nummerierte Listen mit ausformulierten Sätzen verwendet, gerne mit fett gesetzten Lead-ins (z.B. **Buchungen überwachen.** Der Kassenwart behält …).
  5. Navigation. Neue Seiten werden in mkdocs.yml in die Navigation aufgenommen und ggf. auch von der Startseite (docs/index.md) aus verlinkt.

6. Veröffentlichung

Sobald ein Merge Request in main gemerged ist, startet automatisch die GitLab CI/CD-Pipeline. Die aktualisierte Dokumentation ist wenige Minuten später unter https://doku.aachener-studentenorchester.de/ erreichbar.

Satzung des Aachener Studentenorchesters

Stand: 24.06.2006

1. Name und Sitz

Das Orchester ist ein Sinfonieorchester.

Es führt den Namen „Aachener Studentenorchester" und soll in das Vereinsregister eingetragen werden. Nach dem Eintrag führt es den Zusatz „e.V.".

Sein Sitz ist Aachen.

2. Zweck

Zweck des Orchesters ist die Förderung des studentischen Musiklebens.

Der Satzungszweck wird insbesondere durch regelmäßige Probenarbeit und die Veranstaltung von Konzerten verwirklicht.

Das Orchester verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnittes „Steuerbegünstigte Zwecke" der Abgabenordnung.

Das Orchester ist selbstlos tätig; es verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.

Mittel des Orchesters dürfen nur für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Orchesters.

Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Orchesters fremd sind, oder durch unverhältnismäßige hohe Vergütungen begünstigt werden.

Bei Auflösung oder Aufhebung des Orchesters oder bei Wegfall seines bisherigen Zwecks fällt das Vermögen des Orchesters an die Studierendenschaft der RWTH Aachen, vertreten durch den AStA der RWTH Aachen, mit der Auflage, es im Sinne dieser Satzung zu verwenden.

3. Mitglieder

Mitglieder können nur instrumental qualifizierte Personen sein. In der Regel sollen sie Studierende oder ehemalige Studierende einer Aachener Hochschule sein.

Die Mitglieder verpflichten sich zur regelmäßigen und pünktlichen Teilnahme an den angesetzten Proben und Konzerten sowie zur sonstigen Mitarbeit im Orchester.

Für einzelne Konzerte können im Bedarfsfall Aushilfen engagiert werden.

4. Erwerb der Mitgliedschaft

Die Aufnahme in das Orchester ist schriftlich beim Vorstand zu beantragen. Jugendliche, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, bedürfen zur Aufnahme der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten.

Über den Antrag entscheidet der Vorstand nach einer angemessenen Frist.

Innerhalb dieser Frist erhalten Streicher die Gelegenheit, ihre musikalischen Fähigkeiten während mehrmaliger Probenteilnahme unter Beweis zu stellen. Der Vorstand ist angehalten, die Beurteilung durch die Stimmführer zu berücksichtigen.

Bei den übrigen Instrumentalisten finden in der Regel Vorspiele statt. Der Vorstand muss mit mindestens drei seiner Mitglieder anwesend sein. Der Dirigent und Vertreter der Stimmgruppe werden vom Vorstand eingeladen, um beratend am Vorspiel mitzuwirken.

5. Ende der Mitgliedschaft

Die Mitgliedschaft endet durch Austritt oder Ausschluss.

Der Austritt erfolgt durch eine schriftliche Austrittserklärung an den Vorstand.

Mitglieder, die länger pausieren müssen, jedoch ihr Interesse an einer weiteren Mitwirkung bekunden, treten zunächst aus dem Orchester aus. Die schriftliche Austrittserklärung muss in diesem Fall die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit enthalten.

Ein Wiedereintritt ist nur dann möglich, wenn eine entsprechende Stelle im Orchester frei ist. Es wird eine bevorzugte Behandlung gegenüber anderen Bewerbern zugesagt. Über Ausnahmen entscheidet der Vorstand.

Die Mitgliedervollversammlung kann ein Mitglied mit Zweidrittelmehrheit ausschließen, wenn es grob gegen Ziele und Beschlüsse des Orchesters verstößt.

Weiterhin kann ein Mitglied durch Beschluss des Vorstandes ausgeschlossen werden, wenn es drei aufeinander folgenden Orchesterproben unentschuldigt fernbleibt.

6. Beiträge

Der Semesterbeitrag wird von der Mitgliedervollversammlung festgesetzt.

Der Beitrag ist zu Beginn eines jedes Semesters zu entrichten.

7. Dirigent

Die Mitgliedervollversammlung wählt nach einem Vordirigat einen Dirigenten.

Der Dirigent ist für die musikalische Vorbereitung des Orchesters auf die Konzerte verantwortlich, insbesondere erstellt er zu Beginn jedes Semesters einen Probenplan.

Der Dirigent hat bei Programmentscheidungen ein Vetorecht.

Der Dirigent ist kein Mitglied des Orchesters. Er kann an Vorstandssitzungen in beratender Funktion teilnehmen.

Der Dirigent wird vom Orchester nicht angestellt, kann aber eine Aufwandsentschädigung in angemessener Höhe erhalten.

8. Stimmführer

Die Stimmführer der Streichinstrumente werden durch die jeweilige Stimmgruppe bestimmt.

Die Stimmführer übernehmen die Leitung der Registerproben und stehen in musikalischen Fragen in engem Kontakt mit dem Dirigenten.

9. Organe

Organe des Orchesters sind der Vorstand und die Mitgliedervollversammlung.

10. Vorstand

Der Vorstand besteht aus:

  1. dem Vorstandssprecher
  2. dem stellvertretenden Vorstandssprecher
  3. dem Kassenführer
  4. dem Schriftführer
  5. dem Notenwart

Den Vorstand im Sinne des §26 BGB bilden der Vorstandssprecher und der stellvertretende Vorstandssprecher. Jeder von ihnen ist zur alleinigen Vertretung des Vereins berechtigt.

Der Vorstand kann im Bedarfsfall durch Beschluss der Mitgliedervollversammlung um bis zu zwei Beisitzer erweitert werden.

Mitglied des Vorstandes kann nur werden, wer mindestens schon ein Semester lang Mitglied des Orchesters ist.

Die Aufgaben des Vorstandes sind:

  • Führung der laufenden Geschäfte
  • Verwaltung der Kasse
  • Vorbereitung der Mitgliedervollversammlungen
  • Information des Orchesters
  • Vertretung des Orchesters nach innen und außen

Der Vorstand ist an die Beschlüsse der Mitgliedervollversammlung, insbesondere an den Kostenvoranschlag, gebunden. Über Ausgaben, die nicht im Kostenvoranschlag enthalten sind und die nicht für die laufenden Geschäfte erforderlich sind, sowie über größere Abweichungen vom Kostenvoranschlag muss die Mitgliedervollversammlung entscheiden.

Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte seiner Mitglieder anwesend sind; er beschließt mit einfacher Mehrheit.

Der Vorstand bleibt so lange im Amt, bis eine Neuwahl erfolgt ist.

11. Mitgliedervollversammlung

Die Mitgliedervollversammlung tritt einmal je Semester zusammen. Eine außerordentliche Mitgliedervollversammlung wird einberufen, wenn der Vorstand den entsprechenden Beschluss fasst oder wenn mindestens 20% der Mitglieder dies schriftlich beim Vorstand beantragen.

Der Vorstand beruft die Mitgliedervollversammlung unter Angabe der Tagesordnung und Einhaltung der Ladungsfrist entweder mündlich in einer Orchesterprobe oder schriftlich ein.

Die Ladungsfrist beträgt:

  • 14 Tage bei ordentlichen und außerordentlichen Mitgliedervollversammlungen
  • 3 Tage bei vertagten Mitgliedervollversammlungen

Spätestens 14 Tage vor der ordentlichen Mitgliedervollversammlung legt der Vorstand dem Orchester das Protokoll der letzten Mitgliedervollversammlung, einen Rechenschaftsbericht über das vergangene Semester sowie einen Kostenvoranschlag für das kommende Semester vor.

Die Mitgliedervollversammlung ist beschlussfähig, wenn sie ordnungsgemäß einberufen wurde und wenn mindestens ein Drittel der Mitglieder anwesend ist. Muss sie wegen Beschlussunfähigkeit vertagt werden, so ist die erneut einzuberufende Mitgliedervollversammlung beschlussfähig, wenn bei ihrer Eröffnung mindestens sieben Mitglieder anwesend sind, die nicht dem Vorstand angehören.

Die Mitgliedervollversammlung beschließt mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen, soweit diese Satzung nichts anderes vorschreibt. Stimmberechtigt sind alle anwesenden Mitglieder.

Für Wahlen gelten folgende Grundsätze:

Erhält im ersten Wahlgang kein Kandidat die einfache Mehrheit, findet zwischen den beiden Kandidaten, die die meisten Stimmen erhalten haben, ein zweiter Wahlgang statt; hier ist gewählt, wer die meisten Stimmen erhält.

Die Mitgliedervollversammlung wählt für ihre Dauer einen Versammlungsleiter, einen stellvertretenden Versammlungsleiter und einen Protokollführer.

Der Versammlungsleiter wendet die Geschäftsordnung des Studierendenparlamentes der RWTH Aachen sinngemäß an, soweit diese Satzung keine anderen Regelungen vorsieht.

Der Protokollführer erstellt ein Ergebnisprotokoll, das vom Vorstand abgezeichnet werden muss.

Die Mitgliedervollversammlung hat folgende Aufgaben:

  • Entgegennahme des Vorstandsberichtes
  • Entscheidung über die Entlastung des Vorstandes, hinsichtlich des Kassenführers nach Anhörung der Kassenprüfer
  • Wahl des Vorstandssprechers, des stellvertretenden Vorstandssprechers, des Kassenführers, des Schriftführers, des Notenwartes und gegebenenfalls der Beisitzer für die Dauer eines Jahres, wobei die Neuwahl eines Vorstandsmitgliedes vor der Entscheidung über die Entlastung unwirksam ist. In Ausnahmefällen können einzelne Vorstandsmitglieder auch vor Ablauf der Dauer eines Jahres nach Entlastung ausscheiden. Es folgt dann eine Neuwahl für den entsprechenden Posten.
  • Wahl der beiden Kassenprüfer, die nicht dem Vorstand angehören dürfen, für die Dauer eines Jahres
  • Wahl des Dirigenten
  • Festsetzung des Semesterbeitrages und des Kostenbeitrages zum Probenwochenende

Die Abwahl des Vorstandssprechers, des stellvertretenden Vorstandssprechers, des Kassenführers, des Schriftführers, des Notenwartes, der Beisitzer, der Kassenprüfer oder des Dirigenten ist mit Zweidrittelmehrheit möglich.

Die Mitgliedervollversammlung kann beschließen, einzelne Abstimmungen nicht während der Mitgliedervollversammlung, sondern durch Nutzung elektronischer Medien mit persönlicher Identifikation (z.B. passwortgeschützte Webseite) durchzuführen. Beginn und Ende der Abstimmung sind dabei von der Mitgliedervollversammlung festzulegen. Beschlüsse kommen zustande, wenn ein satzungsgemäßer Anteil der Mitglieder an der Abstimmung teilgenommen hat und eine satzungsgemäße Mehrheit der abgegebenen Stimmen vorliegt. Die Ergebnisse müssen prüfbar dokumentiert werden.

12. Kassenprüfer

Die zwei Kassenprüfer überprüfen vor Erstellung des Rechenschaftsberichtes für die Mitgliedervollversammlung, in der die Wahl des Vorstandes ansteht, die Kasse und die Kassenführung.

Der Vorstand hat ihnen dazu Einsicht in alle diesbezüglichen Unterlagen zu gewähren.

13. Programmgestaltung

Die Mitglieder haben das Recht, in Einvernehmen mit dem Dirigenten die Konzert- und Programmgestaltung zu bestimmen.

14. Satzungsänderungen

Als eine Satzungsänderung ist sowohl die Änderung des Wortlautes als auch die Ergänzung oder Aufhebungen von Bestimmungen dieser Satzung anzusehen.

Die Satzung kann nur durch Beschluss der Mitgliedervollversammlung geändert werden; es ist die Anwesenheit von zwei Dritteln aller Orchestermitglieder sowie eine Dreiviertelmehrheit der Stimmen erforderlich.

Sollten in Abstimmung mit den zuständigen Behörden Änderungen notwendig sein, die den Sinn der beschlossenen Satzung nicht verändern, so kann der Vorstand diese beschließen, ohne eine erneute Mitgliedervollversammlung einzuberufen. Es liegt im Ermessen der zuständigen Behörde zu entscheiden, ob eine Änderung unter diese Regelung fällt.

15. Auflösung

Über die Auflösung des Orchesters beschließt die Mitgliedervollversammlung; dabei ist die Anwesenheit von zwei Dritteln aller Orchestermitglieder sowie eine Dreiviertelmehrheit der Stimmen erforderlich.

16. Haftung

Das Orchester übernimmt keine Haftung für Personen- oder Sachschäden, die während Orchesterproben, sonstigen Orchesterveranstaltungen sowie auf dem Hin- und Rückweg zu Veranstaltungen des Orchesters entstehen.

Vorstand

Vorstandssprecher – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert die Aufgaben des Vorstandssprechers beim ASO. Sie dient als Referenz für den amtierenden Vorstandssprecher sowie als Übergabedokumentation für einen zukünftigen Nachfolger.

Das Dokument wird laufend ergänzt. Die folgenden Aufgaben sind zunächst aus der Satzung abgeleitet und müssen bei Bedarf um die tatsächlich gelebte Praxis ergänzt werden.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Vorstandssprecher" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Vertretung des Vereins

  1. Gesetzliche Vertretung. Der Vorstandssprecher bildet gemeinsam mit dem stellvertretenden Vorstandssprecher den Vorstand im Sinne des §26 BGB. Er ist zur alleinigen Vertretung des Vereins berechtigt (Satzung §10).
  2. Außenvertretung. Der Vorstandssprecher vertritt das Orchester nach innen und außen, etwa gegenüber der Hochschule, Kooperationspartnern, Veranstaltungsorten und Dienstleistern.

2. Führung der laufenden Geschäfte

  1. Geschäftsführung. Der Vorstandssprecher führt gemeinsam mit dem übrigen Vorstand die laufenden Geschäfte des Orchesters (Satzung §10).
  2. Koordination des Vorstands. Er koordiniert die Arbeit des Vorstandes, beruft Vorstandssitzungen ein und sorgt für eine funktionierende Zusammenarbeit der Vorstandsmitglieder.
  3. Bindung an Beschlüsse. Bei der Geschäftsführung ist er an die Beschlüsse der Mitgliedervollversammlung, insbesondere an den Kostenvoranschlag, gebunden.

3. Information des Orchesters

  1. Kommunikation mit den Mitgliedern. Der Vorstandssprecher stellt sicher, dass die Mitglieder über alle relevanten Vorgänge, Termine und Entscheidungen informiert sind (Satzung §10).

4. Mitgliederverwaltung

  1. Aufnahmeanträge. Aufnahmeanträge werden schriftlich an den Vorstand gestellt. Der Vorstand entscheidet nach einer angemessenen Frist über die Aufnahme (Satzung §4).
  2. Vorspiele. Bei Vorspielen nicht-streichender Instrumentalisten muss der Vorstand mit mindestens drei Mitgliedern anwesend sein. Der Dirigent und Vertreter der Stimmgruppe werden beratend eingeladen.
  3. Austritt und Ausschluss. Austrittserklärungen werden schriftlich an den Vorstand gerichtet. Über einen Ausschluss wegen unentschuldigten Fehlens an drei aufeinanderfolgenden Proben entscheidet der Vorstand (Satzung §5).

5. MVV-Vorbereitung und -Durchführung

  1. Einberufung. Der Vorstand beruft die Mitgliedervollversammlung unter Angabe der Tagesordnung und Einhaltung der Ladungsfrist (14 Tage bei ordentlichen und außerordentlichen MVV, 3 Tage bei vertagten MVV) mündlich in einer Probe oder schriftlich ein (Satzung §11).
  2. Vorlage der Unterlagen. Spätestens 14 Tage vor der ordentlichen MVV legt der Vorstand dem Orchester das Protokoll der letzten MVV, den Rechenschaftsbericht über das vergangene Semester sowie den Kostenvoranschlag für das kommende Semester vor.
  3. Vorstandsbericht. Der Vorstandssprecher trägt in der MVV den Vorstandsbericht vor.

Noch zu dokumentieren

  • [ ] Tatsächlich gelebte Abläufe und Konventionen
  • [ ] Wiederkehrende Termine und Fristen im Jahresverlauf
  • [ ] Ansprechpartner und Kontakte (Hochschule, Veranstalter, etc.)

Stellvertretender Vorstandssprecher – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert die Aufgaben des stellvertretenden Vorstandssprechers beim ASO. Sie dient als Referenz für den amtierenden stellvertretenden Vorstandssprecher sowie als Übergabedokumentation für einen zukünftigen Nachfolger.

Das Dokument wird laufend ergänzt. Die folgenden Aufgaben sind zunächst aus der Satzung abgeleitet und müssen bei Bedarf um die tatsächlich gelebte Praxis ergänzt werden.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Stellvertretender Vorstandssprecher" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Vertretung des Vereins

  1. Gesetzliche Vertretung. Der stellvertretende Vorstandssprecher bildet gemeinsam mit dem Vorstandssprecher den Vorstand im Sinne des §26 BGB. Er ist zur alleinigen Vertretung des Vereins berechtigt (Satzung §10).
  2. Stellvertretung. Bei Verhinderung oder Abwesenheit des Vorstandssprechers übernimmt er dessen Aufgaben und vertritt den Verein nach innen und außen.

2. Mitwirkung im Vorstand

  1. Geschäftsführung. Der stellvertretende Vorstandssprecher ist wie alle Vorstandsmitglieder an der Führung der laufenden Geschäfte, der Vorbereitung der Mitgliedervollversammlungen und der Information des Orchesters beteiligt (Satzung §10).
  2. Beschlussfähigkeit. Er zählt zur Beschlussfähigkeit des Vorstandes, die gegeben ist, wenn mehr als die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist.
  3. Mitgliederentscheidungen. Er wirkt bei Entscheidungen über Aufnahmen, Vorspiele und Ausschlüsse mit (Satzung §4 und §5).

Noch zu dokumentieren

  • [ ] Konkrete Arbeitsteilung mit dem Vorstandssprecher
  • [ ] Eigene Zuständigkeitsbereiche innerhalb des Vorstands
  • [ ] Tatsächlich gelebte Abläufe und Konventionen

Kassenwart – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert alle wiederkehrenden Aufgaben des Kassenwartes beim ASO. Sie dient als Referenz für den amtierenden Kassenwart sowie als Übergabedokumentation für einen zukünftigen Nachfolger. Ziel ist es, Wissen zu bewahren, Abläufe transparent zu machen und einen reibungslosen Wechsel zu ermöglichen.

Das Dokument wird laufend ergänzt und bei Bedarf umstrukturiert.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Kassenwart" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Kontoführung

  1. Buchungen überwachen. Der Kassenwart behält die Buchungen des Girokontos regelmäßig im Blick und verschafft sich so einen aktuellen Überblick über die finanzielle Lage des Orchesters.
  2. Zahlungen zuordnen. Sämtliche Zahlungseingänge und -ausgänge werden kontrolliert und den entsprechenden Vorgängen (z.B. Mitgliedsbeiträgen, Ticketeinnahmen, Dienstleisterrechnungen) zugeordnet.
  3. Überweisungen ausführen. Sobald das Orchester einem Mitglied oder Dienstleister etwas schuldet, veranlasst der Kassenwart die Überweisung. Voraussetzung ist immer eine ordentliche Rechnung mit entsprechendem Nachweis.
  4. Belege sammeln. Der Kassenwart nimmt Belege von Mitgliedern entgegen und bewahrt sie geordnet auf, damit sie später für Kassenbericht und Kassenprüfung vollständig vorliegen.

2. Ticketverkauf / Vorverkauf

  1. Offline-Vorverkauf. In den Proben verkauft der Kassenwart Tickets an Mitglieder und Interessierte und führt die entsprechenden Einnahmen ordentlich ab.
  2. Online-Vorverkauf. Der Kassenwart betreibt und überwacht den TicketPay-Shop, der in die ASO-Website eingebunden ist. Dazu gehören die Kontrolle der Einnahmen sowie die Konfiguration des Shops bei Bedarf (z.B. zu Beginn eines neuen Konzertzyklus).

3. ASO-Portal

Der Kassenwart betreibt das ASO-Portal, ein Mitglieder-Frontend, das als zentraler Einstiegspunkt zu verschiedenen internen Tools dient. Beispiele für die darin eingebundenen Tools und Verlinkungen sind:

  1. Programmvorschlagstool. Mitglieder können hier Stücke für zukünftige Programme vorschlagen und so aktiv zur Programmplanung beitragen.
  2. Carpool-Seite. Über diese Seite koordinieren die Mitglieder Fahrgemeinschaften zum Probenwochenende.

4. MVV-Vorbereitung (halbjährlich)

Die Mitgliederversammlung (MVV) findet einmal pro Semester statt. Der Kassenwart bereitet zu jeder MVV die folgenden Unterlagen vor:

  1. Kassenbericht. Der Kassenbericht ist die Einnahmen- und Ausgabenrechnung des vorangegangenen Semesters und bildet die Grundlage für die Entlastung des Vorstands.
  2. Haushaltsplan / Kostenvoranschlag. Der Haushaltsplan stellt die geplanten Einnahmen und Ausgaben für das laufende Semester dar – also für das Semester, in dem die MVV stattfindet.

5. Kassenprüfung (jährlich)

  1. Zeitpunkt. Die Kassenprüfung findet einmal jährlich statt, jeweils kurz vor der Mitgliederversammlung (MVV).
  2. Bedeutung bei Vorstandswechsel. Die Kassenprüfung ist besonders wichtig bei einem Vorstandswechsel, da der scheidende Vorstand im Sinne des BGB durch die MVV entlastet werden muss.
  3. Einladung der Prüfer. Die zwei von der MVV gewählten KassenprüferInnen sind rechtzeitig einzuladen, damit sie die Prüfung noch vor der MVV abschließen können.
  4. Vorbereitung der Unterlagen. Zur Prüfung müssen alle Belege, Kontoauszüge und Buchungen des Zeitraums vollständig und geordnet vorliegen.

6. Non-Profit-Lizenzen und IT-Infrastruktur

Das ASO nutzt mehrere Non-Profit-Lizenzen und betreibt eigene IT-Infrastruktur, die verwaltet und bei Bedarf erneuert werden muss:

  1. Microsoft Azure. Das ASO erhält als Non-Profit-Organisation ein jährliches Azure-Guthaben in Höhe von 2.000 USD, das für Cloud-Dienste eingesetzt werden kann.
  2. Google Workspace. Über die Non-Profit-Lizenz stehen E-Mail und kollaborative Tools (Dokumente, Kalender, Ablage) für den Vorstand und das Orchester zur Verfügung.
  3. Cloudflare. Cloudflare schützt die ASO-Webseiten (DDoS-Schutz, DNS-Verwaltung) und wird ebenfalls über eine Non-Profit-Lizenz bereitgestellt.
  4. Hetzner. Beim Hoster Hetzner betreibt das ASO Domains sowie Server für Webhosting und virtuelle Maschinen.
  5. GitLab-Gruppe. Das ASO unterhält die GitLab-Gruppe https://gitlab.com/aachener-studentenorchester/, in der sämtliche Repositories (inkl. dieser Dokumentation) organisiert sind. Der Kassenwart administriert die Gruppe aktuell ebenfalls, inklusive der Verwaltung von Mitgliedern und Berechtigungen.
  6. Atlassian Cloud (Jira und Confluence). Über die Atlassian-Non-Profit-Lizenz stehen Jira und Confluence in der Cloud zur Verfügung, die für Projekt- und Wissensmanagement genutzt werden können.
  7. Auth0. Die Authentifizierung und Autorisierung für das ASO-Portal und weitere Tools – etwa der Login zur WordPress-Webseite – läuft zentral über Auth0. Das ASO nutzt dafür den kostenlosen Plan.
  8. ASO-Hauptwebseite. Die öffentliche Webseite https://www.aso.rwth-aachen.de ist eine WordPress-Installation. Sie wird derzeit noch von der RWTH Aachen gehostet, die den Betrieb an die FH Aachen ausgelagert hat. Eine perspektivische Migration oder Übernahme in eigene Infrastruktur ist denkbar.

Perspektivische Zuordnung. Diese Aufgabe liegt aktuell beim Kassenwart, weil die Rolle IT-Kenntnisse erfordert. Perspektivisch kann sie an eine andere Person übergeben oder ein eigener IT-Posten im Vorstand dafür geschaffen werden.

Noch zu dokumentieren

  • [ ] Mitgliedsbeiträge
  • [ ] Weitere Tools im ASO-Portal

Schriftführer – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert die Aufgaben des Schriftführers beim ASO. Sie dient als Referenz für den amtierenden Schriftführer sowie als Übergabedokumentation für einen zukünftigen Nachfolger.

Das Dokument wird laufend ergänzt. Die folgenden Aufgaben sind zunächst aus der Satzung abgeleitet und müssen bei Bedarf um die tatsächlich gelebte Praxis ergänzt werden.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Schriftführer" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Mitwirkung im Vorstand

  1. Vorstandsaufgaben. Als Vorstandsmitglied ist der Schriftführer an der Führung der laufenden Geschäfte, der Vorbereitung der Mitgliedervollversammlungen, der Information des Orchesters sowie der Vertretung des Orchesters nach innen und außen beteiligt (Satzung §10).
  2. Beschlussfähigkeit. Er zählt zur Beschlussfähigkeit des Vorstandes (mehr als die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend).

2. Protokolle

  1. Protokolle der Vorstandssitzungen. Der Schriftführer erstellt üblicherweise die Protokolle der Vorstandssitzungen und bewahrt diese auf.
  2. MVV-Protokoll abzeichnen. Das Ergebnisprotokoll der Mitgliedervollversammlung wird zwar vom auf der MVV gewählten Protokollführer erstellt, muss aber vom Vorstand abgezeichnet werden (Satzung §11).

3. Mitwirkung bei Aufnahme und Austritt

  1. Formale Abwicklung. Aufnahme- und Austrittserklärungen erfolgen schriftlich an den Vorstand (Satzung §4 und §5). Der Schriftführer kann hier die formale Abwicklung und Archivierung übernehmen.

Noch zu dokumentieren

  • [ ] Ablageort und -struktur der Protokolle und des Schriftverkehrs
  • [ ] Konkrete Arbeitsteilung mit den anderen Vorstandsmitgliedern
  • [ ] Tatsächlich gelebte Abläufe und Konventionen

Notenwart – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert die Aufgaben des Notenwartes beim ASO. Sie dient als Referenz für den amtierenden Notenwart sowie als Übergabedokumentation für einen zukünftigen Nachfolger.

Das Dokument wird laufend ergänzt. Die folgenden Aufgaben sind zunächst aus der Satzung sowie aus der Rollenbezeichnung abgeleitet und müssen bei Bedarf um die tatsächlich gelebte Praxis ergänzt werden.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Notenwart" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Notenverwaltung

  1. Verwaltung des Notenbestandes. Der Notenwart verwaltet den Notenbestand des Orchesters, einschließlich Archivierung, Ordnung und Auffindbarkeit der vorhandenen Werke.
  2. Beschaffung. Für die jeweiligen Programme beschafft der Notenwart die erforderlichen Noten (Kauf, Leihe, Bibliotheksbestellungen).
  3. Ausgabe und Rücknahme. Er sorgt für die Ausgabe der Noten an die Mitglieder zu Beginn des Semesters bzw. Programms und für deren vollständige Rücknahme nach Abschluss.
  4. Zustand und Pflege. Der Notenwart achtet auf den Zustand des Notenmaterials und veranlasst Reparaturen, Ersatz oder Neubestellungen.

2. Mitwirkung im Vorstand

  1. Vorstandsaufgaben. Als Vorstandsmitglied ist der Notenwart an der Führung der laufenden Geschäfte, der Vorbereitung der Mitgliedervollversammlungen, der Information des Orchesters sowie der Vertretung des Orchesters nach innen und außen beteiligt (Satzung §10).
  2. Beschlussfähigkeit. Er zählt zur Beschlussfähigkeit des Vorstandes.

3. Zusammenarbeit mit dem Dirigenten

  1. Abstimmung zum Programm. Der Notenwart stimmt sich mit dem Dirigenten zur Programmplanung ab, damit die benötigten Noten rechtzeitig zu Semesterbeginn vorliegen (vgl. Probenplan zu Semesterbeginn, Satzung §7).

Noch zu dokumentieren

  • [ ] Ablageort und Ordnungssystem des Notenarchivs
  • [ ] Bezugsquellen (Verlage, Bibliotheken, Leihmaterial)
  • [ ] Budgetrahmen und Abstimmung mit dem Kassenwart
  • [ ] Tatsächlich gelebte Abläufe und Konventionen

Beisitzer – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert die Rolle der Beisitzer im Vorstand des ASO. Sie dient als Referenz für amtierende Beisitzer sowie als Übergabedokumentation für zukünftige Nachfolger.

Das Dokument wird laufend ergänzt. Die folgenden Inhalte sind zunächst aus der Satzung abgeleitet und müssen bei Bedarf um die tatsächlich gelebte Praxis ergänzt werden.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Beisitzer" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Rolle im Vorstand

  1. Optionale Erweiterung. Der Vorstand kann durch Beschluss der Mitgliedervollversammlung um bis zu zwei Beisitzer erweitert werden (Satzung §10). Beisitzer sind also keine festen Posten, sondern werden bei Bedarf gewählt.
  2. Vollwertige Vorstandsmitglieder. Beisitzer sind vollwertige Vorstandsmitglieder, nehmen an Vorstandssitzungen teil und zählen zur Beschlussfähigkeit des Vorstandes.
  3. Amtszeit. Wie die übrigen Vorstandsmitglieder werden Beisitzer für die Dauer eines Jahres gewählt (Satzung §11).

2. Unterstützende Aufgaben

  1. Hilfsaufgaben nach Bedarf. Die konkreten Aufgaben der Beisitzer sind nicht fest in der Satzung definiert. Sie übernehmen verschiedene Hilfsaufgaben im Orchester und entlasten damit die übrigen Vorstandsmitglieder.
  2. Mitwirkung an Vorstandsentscheidungen. Beisitzer wirken wie alle Vorstandsmitglieder an Entscheidungen zu Aufnahmen, Ausschlüssen und der laufenden Geschäftsführung mit (Satzung §4, §5, §10).

Noch zu dokumentieren

  • [ ] Konkrete Aufgaben, die Beisitzer aktuell übernehmen
  • [ ] Ggf. langfristig etablierte Zuständigkeiten