Schriftführer – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert die Aufgaben des Schriftführers beim ASO. Sie dient als Referenz für den amtierenden Schriftführer sowie als Übergabedokumentation für einen zukünftigen Nachfolger.

Das Dokument wird laufend ergänzt. Die folgenden Aufgaben sind zunächst aus der Satzung abgeleitet und müssen bei Bedarf um die tatsächlich gelebte Praxis ergänzt werden.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Schriftführer" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Mitwirkung im Vorstand

Vorstandsaufgaben. Als Vorstandsmitglied ist der Schriftführer an der Führung der laufenden Geschäfte, der Vorbereitung der Mitgliedervollversammlungen, der Information des Orchesters sowie der Vertretung des Orchesters nach innen und außen beteiligt (Satzung §10).
Beschlussfähigkeit. Er zählt zur Beschlussfähigkeit des Vorstandes (mehr als die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend).

2. Protokolle

Protokolle der Vorstandssitzungen. Der Schriftführer erstellt üblicherweise die Protokolle der Vorstandssitzungen und bewahrt diese auf.
MVV-Protokoll abzeichnen. Das Ergebnisprotokoll der Mitgliedervollversammlung wird zwar vom auf der MVV gewählten Protokollführer erstellt, muss aber vom Vorstand abgezeichnet werden (Satzung §11).

3. Mitwirkung bei Aufnahme und Austritt

Formale Abwicklung. Aufnahme- und Austrittserklärungen erfolgen schriftlich an den Vorstand (Satzung §4 und §5). Der Schriftführer kann hier die formale Abwicklung und Archivierung übernehmen.

Noch zu dokumentieren

[ ] Ablageort und -struktur der Protokolle und des Schriftverkehrs
[ ] Konkrete Arbeitsteilung mit den anderen Vorstandsmitgliedern
[ ] Tatsächlich gelebte Abläufe und Konventionen