Vorstandssprecher – Aufgabendokumentation

Zweck dieses Dokuments

Diese Datei dokumentiert die Aufgaben des Vorstandssprechers beim ASO. Sie dient als Referenz für den amtierenden Vorstandssprecher sowie als Übergabedokumentation für einen zukünftigen Nachfolger.

Das Dokument wird laufend ergänzt. Die folgenden Aufgaben sind zunächst aus der Satzung abgeleitet und müssen bei Bedarf um die tatsächlich gelebte Praxis ergänzt werden.

Hinweis zur Bezeichnung

Die Amtsbezeichnung „Vorstandssprecher" ist aus Gründen der Konsistenz mit der aktuellen Satzung in der männlichen Form gehalten. Selbstverständlich können auch Frauen dieses Amt bekleiden.

Aufgabenbereiche

1. Vertretung des Vereins

Gesetzliche Vertretung. Der Vorstandssprecher bildet gemeinsam mit dem stellvertretenden Vorstandssprecher den Vorstand im Sinne des §26 BGB. Er ist zur alleinigen Vertretung des Vereins berechtigt (Satzung §10).
Außenvertretung. Der Vorstandssprecher vertritt das Orchester nach innen und außen, etwa gegenüber der Hochschule, Kooperationspartnern, Veranstaltungsorten und Dienstleistern.

2. Führung der laufenden Geschäfte

Geschäftsführung. Der Vorstandssprecher führt gemeinsam mit dem übrigen Vorstand die laufenden Geschäfte des Orchesters (Satzung §10).
Koordination des Vorstands. Er koordiniert die Arbeit des Vorstandes, beruft Vorstandssitzungen ein und sorgt für eine funktionierende Zusammenarbeit der Vorstandsmitglieder.
Bindung an Beschlüsse. Bei der Geschäftsführung ist er an die Beschlüsse der Mitgliedervollversammlung, insbesondere an den Kostenvoranschlag, gebunden.

3. Information des Orchesters

Kommunikation mit den Mitgliedern. Der Vorstandssprecher stellt sicher, dass die Mitglieder über alle relevanten Vorgänge, Termine und Entscheidungen informiert sind (Satzung §10).

4. Mitgliederverwaltung

Aufnahmeanträge. Aufnahmeanträge werden schriftlich an den Vorstand gestellt. Der Vorstand entscheidet nach einer angemessenen Frist über die Aufnahme (Satzung §4).
Vorspiele. Bei Vorspielen nicht-streichender Instrumentalisten muss der Vorstand mit mindestens drei Mitgliedern anwesend sein. Der Dirigent und Vertreter der Stimmgruppe werden beratend eingeladen.
Austritt und Ausschluss. Austrittserklärungen werden schriftlich an den Vorstand gerichtet. Über einen Ausschluss wegen unentschuldigten Fehlens an drei aufeinanderfolgenden Proben entscheidet der Vorstand (Satzung §5).

5. MVV-Vorbereitung und -Durchführung

Einberufung. Der Vorstand beruft die Mitgliedervollversammlung unter Angabe der Tagesordnung und Einhaltung der Ladungsfrist (14 Tage bei ordentlichen und außerordentlichen MVV, 3 Tage bei vertagten MVV) mündlich in einer Probe oder schriftlich ein (Satzung §11).
Vorlage der Unterlagen. Spätestens 14 Tage vor der ordentlichen MVV legt der Vorstand dem Orchester das Protokoll der letzten MVV, den Rechenschaftsbericht über das vergangene Semester sowie den Kostenvoranschlag für das kommende Semester vor.
Vorstandsbericht. Der Vorstandssprecher trägt in der MVV den Vorstandsbericht vor.

Noch zu dokumentieren

[ ] Tatsächlich gelebte Abläufe und Konventionen
[ ] Wiederkehrende Termine und Fristen im Jahresverlauf
[ ] Ansprechpartner und Kontakte (Hochschule, Veranstalter, etc.)